Bewerbung per E-Mail: Betreff, Mailtext und Anhang

Der Betreff: sag, worum es geht

Wer Bewerbungen entgegennimmt, bekommt am Tag mehr Mails, als du in der Woche schreibst. Dein Betreff muss deshalb ohne Öffnen der Mail sagen, was drin ist: „Bewerbung als Anlagenmechaniker, Kennziffer 2024-17“. Nenn die Stelle so, wie sie in der Anzeige heißt, und schreib die Kennziffer dazu, wenn dort eine steht — danach wird intern sortiert.

Was nicht funktioniert: ein leerer Betreff, ein bloßes „Bewerbung“, ein „Hallo“. Solche Mails landen im Stapel der Unklaren und im schlechtesten Fall im Spamordner. Der Betreff ist kein Ort für Kreativität, er ist ein Etikett.

Der Mailtext ist nicht das Anschreiben

Der häufigste Irrtum: das komplette Anschreiben in die Mail kopieren. Das Anschreiben ist ein Dokument mit Briefkopf und gehört als PDF in den Anhang, wo es gespeichert, weitergeleitet und ausgedruckt werden kann. In den Mailtext gehören drei bis fünf Sätze.

Nämlich: auf welche Stelle du dich bewirbst, wo du sie gefunden hast, und dass Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse im Anhang liegen. Steht in der Anzeige ein Ansprechpartner mit Namen, sprich ihn mit Namen an; „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist für den Fall, dass keiner genannt ist. Unter die Grußformel kommen dein voller Name und deine Telefonnummer.

So kann das aussehen: „Sehr geehrte Frau Weber, über die Jobbörse der Arbeitsagentur bin ich auf Ihre Stelle als Elektroniker für Betriebstechnik gestoßen (Kennziffer 4711). Meine Bewerbung finden Sie im Anhang: Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. Über eine Einladung zum Gespräch freue ich mich. Mit freundlichen Grüßen, Jan Krause, 0171 2345678.“ Mehr muss da nicht stehen.

Der Anhang: wenige Dateien, klare Namen

Schick PDFs, keine Word-Dateien. Ein Word-Dokument sieht auf jedem Rechner anders aus und lässt sich versehentlich ändern; ein PDF kommt so an, wie du es gebaut hast. Benenn die Dateien so, dass sie auch in einem vollen Download-Ordner zuzuordnen sind: „Anschreiben-Jan-Krause.pdf“, „Lebenslauf-Jan-Krause.pdf“ — nicht „scan_final_2(1).pdf“.

Zeugnisse fasst du am besten in einer einzigen PDF zusammen, das neueste zuerst. Abfotografierte Zeugnisse, schief überm Küchentisch aufgenommen, sind oft schlecht lesbar und wirken nachlässig — nimm einen Scanner oder eine Scan-App, die die Seite gerade zieht.

Und halt die Mail schlank. Sehr große Anhänge werden von manchen Mailservern abgewiesen, ohne dass du davon erfährst. Wenn deine Zeugnis-Sammlung groß geworden ist, verkleinere die Scans, statt die Bewerbung auf mehrere Mails zu verteilen.

Deine Absenderadresse

Die Mailadresse aus der Schulzeit hat in einer Bewerbung nichts verloren. Wenn deine Adresse ein Spitzname mit Jahreszahl ist, leg dir für Bewerbungen eine neue an — Vorname und Nachname beim Anbieter deiner Wahl, das ist in wenigen Minuten erledigt und kostet nichts.

Der Vorteil ist nicht nur der Eindruck: In einem eigenen Bewerbungspostfach gehen Antworten nicht zwischen Newslettern unter, und du siehst auf einen Blick, welcher Betrieb sich gemeldet hat. Schau in den Wochen nach einer Bewerbung auch in den Spamordner: Antworten aus Bewerbungssystemen landen dort öfter, als man denkt, und eine übersehene Einladung ist die ärgerlichste aller Absagen.

Wenn der Betrieb ein Bewerbungsformular hat

Manche Firmen wollen keine Mail, sondern leiten dich auf ein Bewerbungsformular auf ihrer Website. Dann nimm das Formular — eine Mail daneben beschleunigt nichts, sie erzeugt nur zwei Vorgänge. Die Regeln bleiben dieselben: PDFs hochladen, Dateien klar benennen, alle Felder ausfüllen.

Falls das Formular ein Feld für eine Nachricht hat, gehört dort derselbe kurze Text hinein wie in eine Mail. Die Bestätigungsseite am Ende ist dein Beleg, dass die Bewerbung raus ist — notier dir das Datum.

Vor dem Abschicken: die Proberunde

Schick die fertige Mail zuerst an dich selbst. Öffne jeden Anhang am Rechner und auf dem Handy: Ist es die richtige Version? Geht jedes PDF auf? Steht im Betreff die richtige Stelle — nicht die aus der letzten Bewerbung? Gerade wer mehrere Bewerbungen parallel schreibt, erwischt sonst irgendwann den falschen Firmennamen in der Anrede.

Ein Handgriff verhindert den peinlichsten Fehler: Trag die Empfängeradresse als Letztes ein. Dann kann die Mail nicht halb fertig rausgehen, egal was du versehentlich anklickst.

Nach dem Abschicken

Viele Betriebe schicken eine Eingangsbestätigung, manche nicht. Kommt nach etwa zwei Wochen gar nichts, darfst du freundlich nachfragen — ein Anruf oder zwei Sätze per Mail, ob die Bewerbung angekommen ist und wie es weitergeht. Das zeigt Interesse und ist völlig üblich. Notier dir deshalb, wann du was abgeschickt hast — wer mehrere Bewerbungen laufen hat, verliert sonst den Überblick.

Was du dir sparen kannst: tägliches Nachhaken, Lesebestätigungen, die Mail mit hoher Priorität. Das wirkt nicht interessiert, das wirkt ungeduldig.